Facturación

Emitir correctamente una factura forma parte de las obligaciones básicas de cualquier empresario o profesional.

Pero facturar no consiste simplemente en poner un importe, un nombre y una fecha.

La factura debe identificar correctamente:

• quién realiza la operación;
• quién es el destinatario cuando corresponda;
• qué bien o servicio se ha prestado;
• cuándo se ha realizado;
• cuál es su importe;
• qué impuesto indirecto resulta aplicable;
• qué retención debe practicarse, si procede;
• y qué menciones especiales exige la normativa en determinados supuestos.

Además, no todas las operaciones se documentan necesariamente mediante el mismo tipo de factura.

Puede existir:

• factura completa;
• factura simplificada;
• factura rectificativa;
• factura electrónica;
• y facturación generada mediante sistemas informáticos sometidos a requisitos específicos.

Por ello:

Una factura correcta debe reflejar correctamente la operación económica y su tratamiento fiscal.

¿QUÉ DESEA CONSULTAR?

UNA FACTURA DEBE REFLEJAR LA OPERACIÓN REAL

Una factura no puede utilizarse para cambiar artificialmente la naturaleza de una operación.

Ejemplo

Un profesional presta un servicio por:

1.000 €

y la operación está sometida al tratamiento fiscal correspondiente.

No puede evitar sus obligaciones simplemente:

• cambiando la descripción;
• omitiendo el impuesto;
• eliminando una retención que corresponda;
• o utilizando una factura simplificada cuando no resulte adecuada.

La forma de la factura debe adaptarse a la operación; la operación no se convierte fiscalmente en otra cosa porque se redacte una factura diferente.

EJEMPLO SENCILLO

Un profesional canario presta un servicio a una empresa.

Antes de emitir la factura debe saber:

1. cuál es la base o contraprestación;
2. dónde se localiza fiscalmente el servicio;
3. si debe repercutir IGIC;
4. qué tipo resulta aplicable;
5. si la factura está sometida a retención;
6. qué datos debe incluir;
7. y cómo debe registrarla.

Por tanto, el problema no siempre es:

«¿Cómo hago la factura?»

A veces la verdadera pregunta previa es:

«¿Cómo tributa esta operación?»

FACTURA SIMPLIFICADA NO SIGNIFICA FACTURA INFORMAL

La AEAT permite utilizar facturas simplificadas en determinados casos. Por ejemplo, con carácter general, cuando el importe no excede de 400 €, impuesto incluido, y en determinadas operaciones hasta 3.000 €, siempre dentro de los supuestos reglamentariamente previstos. (Agencia Tributaria)

Esto no significa que pueda emitirse cualquier ticket sin contenido fiscal.

Una factura simplificada también debe cumplir requisitos de:

• numeración;
• fecha;
• identificación del expedidor;
• descripción de la operación;
• tipo impositivo;
• contraprestación total;
• y otras menciones cuando procedan.

LOS ERRORES DEBEN CORREGIRSE CORRECTAMENTE

Cuando una factura no cumple los requisitos obligatorios, la cuota se ha determinado incorrectamente o se produce una modificación de la base imponible, puede ser necesaria una factura rectificativa. La AEAT recoge expresamente estos supuestos. (Agencia Tributaria)

Por tanto:

No debe borrarse o sustituirse una factura ya emitida sin analizar previamente cómo debe rectificarse.

FACTURACIÓN Y CANARIAS

En Grupo ATE debe prestarse especial atención a la singularidad canaria.

Muchas explicaciones generales disponibles en internet parten exclusivamente del IVA.

Sin embargo, una empresa o profesional canario debe determinar correctamente:

• cuándo una operación está sujeta a IGIC;
• cuándo no debe repercutirse;
• operaciones con Península y Baleares;
• operaciones con otros países;
• inversión del sujeto pasivo cuando proceda;
• y demás especialidades territoriales.

Por ello, la factura no debe copiarse mecánicamente de un modelo diseñado para una operación peninsular.

ANTES DE CAMBIAR DE PROGRAMA DE FACTURACIÓN

La adaptación a los nuevos sistemas informáticos de facturación no debería realizarse únicamente desde una perspectiva informática.

Antes de implantar o cambiar un programa conviene comprobar:

• actividad desarrollada;
• volumen de facturación;
• tipos de facturas utilizadas;
• IGIC;
• retenciones;
• series;
• facturas rectificativas;
• integraciones contables;
• conservación;
• y requisitos de los sistemas informáticos de facturación.

La AEAT dispone actualmente de información específica sobre Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU, que debe tomarse como referencia oficial para la configuración normativa de estos sistemas. (Agencia Tributaria)

¿NO SABE SI SU FACTURA ESTÁ BIEN HECHA?

Grupo ATE puede revisar una factura concreta y determinar si contiene los datos, impuestos y retenciones que corresponden.

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¿VA A IMPLANTAR UN NUEVO SISTEMA DE FACTURACIÓN?

Podemos analizar conjuntamente sus obligaciones fiscales y los requisitos que debe cumplir el programa utilizado.

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