Cómo debe hacerse una factura

Emitir una factura correctamente no consiste simplemente en incluir:

nombre + importe + fecha.

La factura es el documento que identifica una operación económica y debe permitir conocer:

• quién la realiza;
• quién es su destinatario;
• qué bienes o servicios se han entregado o prestado;
• cuándo se ha realizado la operación;
• cuál es su contraprestación;
• qué impuesto resulta aplicable;
• y qué otras circunstancias fiscales afectan a la operación.

La Agencia Tributaria distingue entre factura completa y factura simplificada y establece el contenido obligatorio de ambas. (Agencia Tributaria)

DATOS BÁSICOS DE UNA FACTURA COMPLETA

Con carácter general, una factura completa debe contener, entre otros:

1. Número y, en su caso, serie.
2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos o denominación social del expedidor.
4. Nombre y apellidos o denominación social del destinatario.
5. NIF del expedidor y, cuando corresponda, del destinatario.
6. Domicilio de expedidor y destinatario.
7. Descripción suficiente de la operación.
8. Base imponible o contraprestación, cuando corresponda.
9. Tipo impositivo aplicable.
10. Cuota tributaria repercutida, cuando proceda.
11. Fecha de realización de la operación, si es distinta de la fecha de expedición.
12. Las menciones especiales exigidas cuando resulte aplicable una exención, inversión del sujeto pasivo u otro régimen particular.

La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa. La AEAT exige además series específicas en determinados supuestos, entre ellos las facturas rectificativas. (Agencia Tributaria)

Fuente oficial — Agencia Tributaria

AEAT — Contenido obligatorio de las facturas

EJEMPLO — FACTURA SENCILLA

Un profesional canario presta un servicio por:

1.000 €

Antes de hacer la factura no debe limitarse a escribir:

Servicios profesionales — 1.000 €

Debe determinar previamente:

• qué servicio ha prestado;
• quién es el destinatario;
• dónde se localiza fiscalmente la prestación;
• si está sujeta a IGIC;
• qué tipo de IGIC corresponde;
• si existe alguna exención;
• si procede retención;
• y qué menciones deben constar.

Por ello:

Una factura correcta comienza determinando correctamente la tributación de la operación.

FACTURA E IMPUESTO NO SON LO MISMO

La factura documenta una operación.

Pero para confeccionarla correctamente debemos conocer primero el impuesto indirecto aplicable.

Para una operación realizada desde Canarias puede resultar necesario determinar:

• sujeción a IGIC;
• no sujeción;
• exención;
• inversión del sujeto pasivo;
• localización de servicios;
• operaciones con Península;
• u operaciones internacionales.

Estas cuestiones se desarrollan específicamente en:

2.5. IGIC — Canarias.

Ver también: 2.5 IGIC

¿Y LA RETENCIÓN?

La retención tampoco forma parte del impuesto indirecto.

Es un pago a cuenta del impuesto personal del perceptor de la renta.

Por ello, una factura profesional puede presentar simultáneamente:

Base

+ IGIC, cuando proceda

− retención, cuando proceda

= líquido a pagar

Ejemplo conceptual

Honorarios:

1.000 €

Retención aplicable:

150 €

Si además la operación se encuentra sujeta a IGIC, deberá incorporarse separadamente la cuota correspondiente.

No debe confundirse:

IGIC repercutido

con:

retención practicada.

Ver también: 2.6.1 Retención en facturas profesionales

¿CUÁNDO EXISTE OBLIGACIÓN DE FACTURAR?

Los empresarios y profesionales están obligados, con carácter general, a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas en el desarrollo de su actividad y conservar copia.

La obligación resulta especialmente clara cuando el destinatario es otro empresario o profesional que actúa como tal. (Agencia Tributaria)

Fuente oficial — Agencia Tributaria

AEAT — Obligación de expedir factura

ERROR FRECUENTE

«El cliente no me pidió factura, así que no tengo que hacerla».

La obligación de facturación no depende siempre de que el cliente solicite expresamente el documento.

Debe analizarse la operación y las reglas legales aplicables.

¿NO SABE CÓMO DEBE FACTURAR UNA OPERACIÓN?

Grupo ATE puede determinar:

• tratamiento fiscal;
• contenido de la factura;
• IGIC;
• retención;
• y menciones obligatorias.

[SOLICITAR REVISIÓN DE FACTURA]