La obligación de facturar no termina cuando:
se envía la factura
o:
se presenta el trimestre.
Empresarios y profesionales deben conservar las facturas y justificantes relacionados con sus obligaciones tributarias.
La AEAT señala, con carácter general, el plazo de prescripción tributaria de:
4 años.
Durante ese período deberán conservarse las facturas y documentos que acrediten las operaciones declaradas. (Agencia Tributaria)
AEAT — Obligación de conservar las facturas
AEAT — Conservación de justificantes de empresarios y profesionales
No necesariamente.
Existen situaciones que exigen o aconsejan conservar determinada documentación durante períodos superiores.
Por ejemplo:
Una empresa compra una máquina por:
40.000 €
y la amortiza durante varios ejercicios.
No sería prudente destruir la factura de compra simplemente porque hayan transcurrido cuatro años desde su adquisición mientras el documento siga siendo necesario para justificar amortizaciones u otros efectos fiscales posteriores.
Un profesional adquiere un inmueble afecto a su actividad.
Años después lo vende.
La documentación antigua puede ser necesaria para determinar:
Por ello:
Plazo de prescripción y plazo práctico de conservación documental no siempre coinciden.
La documentación puede conservarse por medios electrónicos siempre que se garantice:
La AEAT admite expresamente la conservación electrónica bajo estas condiciones. (Agencia Tributaria)
Cuando se utilizan medios electrónicos e informáticos para gestionar:
deben conservarse durante el período correspondiente los ficheros, bases de datos y programas necesarios para permitir un acceso completo. (Agencia Tributaria)
Esto cobra especial importancia con los nuevos Sistemas Informáticos de Facturación.
Desde una perspectiva práctica, Grupo ATE debería recomendar como mínimo:
documentación fiscal organizada
copia de seguridad independiente
posibilidad de exportar la información del programa utilizado.
El autónomo no debería depender únicamente de que su proveedor de software continúe existiendo dentro de cinco o diez años.
Un autónomo cambia de programa de facturación.
Antes de cancelar el anterior debería asegurarse de poder conservar y recuperar:
Grupo ATE puede establecer una estructura documental adaptada a las obligaciones fiscales de su actividad.
[SOLICITAR REVISIÓN DOCUMENTAL]