Libros, registros y obligaciones contables

Ser autónomo no consiste únicamente en emitir facturas y presentar impuestos.

La normativa obliga a conservar y organizar determinada información sobre la actividad económica para que puedan justificarse correctamente:

  • los ingresos;
  • los gastos;
  • las inversiones;
  • las facturas emitidas y recibidas;
  • las operaciones sujetas al IGIC;
  • y, en determinados casos, otras operaciones específicas.

Estas obligaciones permiten determinar correctamente los impuestos y, además, resultan fundamentales si la Administración Tributaria realiza una comprobación.

Un gasto puede ser real y estar relacionado con la actividad, pero si no puede justificarse adecuadamente pueden surgir problemas para admitir su deducción.

¿TODOS LOS AUTÓNOMOS TIENEN LAS MISMAS OBLIGACIONES?

No.

Los libros y registros que debe llevar un autónomo dependen, entre otras circunstancias, de:

  • la actividad desarrollada;
  • si se trata de una actividad empresarial o profesional;
  • el régimen utilizado para determinar el rendimiento en IRPF;
  • el régimen aplicable en IGIC;
  • y determinadas características de las operaciones realizadas.

Por eso no debe partirse de la idea:

«Todos los autónomos tienen que llevar exactamente los mismos libros».

Primero debemos identificar el régimen fiscal del contribuyente y después determinar sus obligaciones.

¿QUÉ DESEA CONSULTAR?

2.7.1. Qué libros debe llevar un autónomo
 2.7.2. Libro registro de ingresos
 2.7.3. Libro registro de gastos

Ver también: 2.3 Gastos deducibles

2.7.4. Bienes de inversión
 2.7.5. Provisiones de fondos y suplidos
 2.7.6. Conservación de documentación

UN EJEMPLO COMPLETO

Un diseñador gráfico autónomo realiza durante el año las siguientes operaciones:

Facturación: 45.000 €

Alquiler del despacho: 7.200 €

Servicios de internet: 720 €

Ordenador: 2.400 €

Servicios de otro profesional: 1.500 €

No basta con guardar cinco cifras en una hoja de cálculo.

Debe poder relacionarse cada operación con:

  • fecha;
  • proveedor o cliente;
  • factura;
  • concepto;
  • importe;
  • tratamiento en IRPF;
  • IGIC;
  • retenciones cuando existan;
  • y, en el caso del ordenador, su posible consideración como elemento amortizable.

El objetivo de los libros fiscales es precisamente que exista una trazabilidad documental entre:

operación → factura → registro → declaración tributaria.

¿EXCEL ES SUFICIENTE?

La cuestión no depende únicamente del programa utilizado.

Un autónomo puede llevar determinados registros mediante herramientas informáticas siempre que cumpla los requisitos legales y pueda facilitar la información en la forma exigida por la Administración.

Lo importante no es que el archivo se llame:

«Libro de gastos.xlsx»

sino que:

  • contenga la información exigible;
  • sea coherente;
  • esté actualizado;
  • pueda relacionarse con las facturas;
  • y permita justificar las declaraciones presentadas.

Además, las obligaciones de facturación y los nuevos sistemas informáticos de facturación deben analizarse separadamente.

Ver también: 2.4.4 Facturación electrónica

Ver también: 2.4.5 VERI*FACTU y sistemas de facturación

IRPF E IGIC: DOS OBLIGACIONES QUE DEBEN COORDINARSE

En Canarias debemos prestar especial atención a esta cuestión.

Un autónomo puede tener:

obligaciones registrales en IRPF

y simultáneamente:

obligaciones registrales en IGIC.

La información debe organizarse de forma que permita cumplir correctamente ambas.

Por ello, la estructura documental de la actividad debería diseñarse desde el principio y no reconstruirse apresuradamente cuando llega una declaración o un requerimiento.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LLEVAR BIEN LOS LIBROS?

Porque permiten:

  • preparar correctamente las declaraciones;
  • conocer el resultado real de la actividad;
  • detectar errores;
  • controlar gastos;
  • justificar deducciones;
  • acreditar inversiones;
  • responder a requerimientos;
  • y reducir riesgos en una comprobación tributaria.

Unos buenos registros fiscales no sirven únicamente:

para Hacienda.

También permiten al autónomo saber:

cuánto gana realmente su negocio.

FUENTES OFICIALES

Para las obligaciones registrales de los empresarios y profesionales en IRPF:

[AEAT — Obligaciones contables y registrales de actividades económicas]

La AEAT explica qué obligaciones corresponden según la modalidad de determinación del rendimiento y la naturaleza de la actividad.

Para facturación y conservación de facturas:

[AEAT — Facturación y registro]

Para las obligaciones correspondientes al IGIC:

[Agencia Tributaria Canaria — IGIC]

¿NO SABE QUÉ LIBROS DEBE LLEVAR?

Grupo ATE puede determinar sus obligaciones a partir de:

  • actividad;
  • régimen de IRPF;
  • régimen de IGIC;
  • forma de facturación;
  • y características de su negocio.

[CONSULTAR MIS OBLIGACIONES REGISTRALES]

¿QUIERE REVISAR SI SUS LIBROS ESTÁN CORRECTAMENTE LLEVADOS?

Podemos revisar:

  • ingresos;
  • gastos;
  • facturas;
  • bienes de inversión;
  • amortizaciones;
  • IGIC;
  • retenciones;
  • y documentación justificativa.

[SOLICITAR REVISIÓN DE LIBROS]