El autónomo debe conservar la documentación relacionada con sus obligaciones tributarias durante los plazos legalmente exigibles.
Entre otros documentos:
Con carácter general, la Ley General Tributaria establece un plazo de prescripción de:
4 años.
La AEAT recuerda que empresarios y profesionales deben conservar facturas y justificantes relacionados con sus obligaciones tributarias durante el correspondiente plazo de prescripción.
AEAT — Obligación de conservar facturas
Este punto debe destacarse en la web.
El transcurso de cuatro años desde la fecha de una factura no significa necesariamente que pueda destruirse.
¿Por qué?
Porque determinados elementos pueden continuar produciendo efectos fiscales.
Un autónomo compra un activo que amortizará durante varios ejercicios.
La factura de adquisición sirve para justificar:
No resulta prudente destruirla simplemente cuatro años después de la compra cuando todavía existen efectos fiscales derivados de ella.
Si una cantidad declarada en un ejercicio produce efectos en ejercicios posteriores, la documentación que acredita su origen puede seguir siendo necesaria.
Los bienes de inversión pueden quedar sujetos a reglas específicas de regularización del IGIC.
La documentación debe conservarse atendiendo también a esos períodos.
La documentación puede conservarse utilizando medios admitidos legalmente siempre que se garantice:
La digitalización no debería consistir simplemente en:
hacer una fotografía desordenada y borrar el original sin comprobar nada más.
Debe existir un sistema documental fiable.
Para cada ejercicio:
01 — Facturas emitidas
02 — Facturas recibidas
03 — Bancos y cobros
04 — Bienes de inversión
05 — Impuestos
06 — Retenciones
07 — Contratos y justificantes
08 — Importaciones/exportaciones
La estructura concreta puede adaptarse al negocio.
Antes de destruir un documento fiscal debe preguntarse:
Solo después debe decidirse su eliminación.
Grupo ATE puede determinar qué documentación debe conservarse y durante cuánto tiempo atendiendo a cada tipo de documento y operación.
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