La empresa debe garantizar un registro diario de jornada que incluya la hora concreta de inicio y finalización de cada persona trabajadora. La norma no impone una tecnología única: puede existir registro digital, aplicación, sistema manual u otro medio, siempre que sea fiable, accesible y respete la normativa laboral y de protección de datos. El sistema debe organizarse mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión empresarial previa consulta a la representación legal, según proceda.
Los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de la persona trabajadora, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. El registro no sustituye al calendario laboral, al control de descansos ni al pago de horas extraordinarias; tampoco permite descontar pausas o ampliar la jornada por mera configuración automática. La información debe reflejar el tiempo real trabajado y permitir comprobar la jornada pactada.
Para la persona trabajadora, conviene revisar periódicamente si el sistema refleja fichajes reales y pedir corrección por escrito cuando hay errores. Para la empresa, es importante conservar los datos, establecer un protocolo de incidencias, documentar las pausas y evitar métodos intrusivos que no sean necesarios. Los datos biométricos requieren un análisis especialmente riguroso de necesidad y proporcionalidad.
Ejemplo práctico: la aplicación registra la entrada a las 9:00 y la salida a las 18:00, pero descuenta automáticamente una hora de pausa aunque la persona solo tuvo 30 minutos. Si el convenio considera ese periodo tiempo de trabajo o la pausa real fue menor, deben corregirse los registros y calcularse las diferencias.
Normativa y fuentes oficiales: ET, art. 34.9: registro diario de jornada · Real Decreto-ley 8/2019, que incorporó el registro horario · Ministerio de Trabajo: información sobre convenios y relaciones laborales